Tietosuojaseloste

OmniMessage on GridStudio-tuotemerkillä tarjottava viestiyhdyskäytävä, jonka tarjoaa laskussanne nimetty GridStudio-konsernin yhtiö (me, meitä). Tässä selosteessa kerrotaan, miten käsittelemme henkilötietoja OmniMessagen verkkosivuston, konsolin ja API:n yhteydessä.

Toimimme kahdessa eri roolissa, ja erolla on merkitystä oikeuksienne kannalta:

• Rekisterinpitäjänä päätämme, miten ja miksi henkilötietoja käytetään, kun harjoitamme omaa liiketoimintaamme: kyse on niiden henkilöiden tiedoista, jotka vierailevat verkkosivustolla, luovat tilin, ovat tilin jäseniä, maksavat meille tai kirjoittavat meille. Tätä kuvataan kohdissa 2–9.
• Henkilötietojen käsittelijänä käsittelemme asiakkaidemme lähettämiä ja vastaanottamia viestejä sekä niiden henkilöiden tunnisteita, joille he lähettävät viestejä, ainoastaan asiakkaan ohjeiden mukaisesti. Asiakas on näiden tietojen rekisterinpitäjä. Tätä kuvataan kohdassa 4.

• Tilitiedot: nimenne, sähköpostiosoitteenne, salasananne (tallennetaan vain tiivisteenä), työtilanne ja yrityksenne nimi, maanne, roolinne tilillä ja käyttöliittymän kieli.
• Googlen, Applen tai Facebookin kirjautumistiedot, vain jos valitsette kirjautumisen jonkin niistä kautta: tunniste, jonka kyseinen palveluntarjoaja antaa teille palveluamme varten, nimenne, sähköpostiosoitteenne ja tieto siitä, onko palveluntarjoaja vahvistanut sen. Apple voi antaa meille oman osoitteenne sijaan yksityisen välitysosoitteen. Emme saa kyseisen palveluntarjoajan salasanaanne, yhteystietojanne emmekä mitään julkaisemaanne, emmekä säilytä palveluntarjoajan käyttöoikeustunnuksia.
• Laskutustiedot: laskutussähköpostiosoitteenne, maksuhistorianne, laskujen numerot ja kuitit sekä tunnisteet, jotka maksunvälittäjämme antaa meille asiakastietuettanne ja maksujanne varten. Korttitiedot syötetään maksunvälittäjän sivuilla; emme vastaanota emmekä tallenna täydellisiä korttinumeroita.
• Käyttö- ja tietoturvatiedot: istuntojenne IP-osoite ja selaintyyppi, kirjautumisajat, API-avaimen viimeisin käyttöaika, tiedot epäonnistuneista kirjautumisyrityksistä sekä valvontaloki toimista, joita jäsenet tekevät tilillä.
• Tekniset tiedot: Evästekäytännössä kuvatut evästeet ja vastaavat tallennustekniikat sekä tiedot, jotka selain lähettää jokaisen pyynnön mukana.
• Kirjeenvaihto: se, mitä lähetätte meille pyytäessänne tukea tai myyntitietoja.

Saamme nämä tiedot teiltä, tilinne muilta jäseniltä, esimerkiksi kun joku heistä kutsuu teidät, sekä maksunvälittäjältämme.

• Palvelun tarjoaminen: tilinne luominen ja suojaaminen, pyyntöjen todentaminen, maksujen käsittely, saldojen ja käytön näyttäminen, palveluviestien, kuten vahvistuslinkkien, alhaisen saldon hälytysten ja kuittien, lähettäminen sekä tuen antaminen. Perusteena on sopimuksemme teidän tai sen organisaation kanssa, johon kuulutte.
• Palvelun pitäminen turvallisena ja toimivana: petosten ja väärinkäytön estäminen, pyyntörajojen valvonta, poikkeamien tutkinta, valvontatietojen säilyttäminen ja luotettavuuden parantaminen. Perusteena on oikeutettu etumme ylläpitää turvallista palvelua.
• Lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen: kirjanpito- ja veroaineiston säilyttäminen sekä viranomaisten lainmukaisiin pyyntöihin vastaaminen.

Emme myy henkilötietoja, emme käytä niitä mainontaan emmekä tee teitä koskevia automaattisia päätöksiä, joilla on oikeusvaikutuksia tai jotka vaikuttavat teihin vastaavalla tavalla merkittävästi.

Verkkosivusto ja konsoli eivät käytä analytiikka- tai mainontaseurantaa.

Kun asiakas lähettää tai vastaanottaa viestejä OmniMessagen kautta, käsittelemme asiakkaan lukuun seuraavia tietoja: viestien sisältö, mukaan lukien mediatiedostot, joihin niissä viitataan; lähettäjien ja vastaanottajien tunnisteet, kuten puhelinnumerot, keskustelutunnukset ja alustojen käyttäjätunnukset; toimitus- ja lukutilat; asiakkaan liittämät viitteet ja metatiedot; sekä webhook-tapahtumat, jotka välittävät nämä tiedot asiakkaalle.

Käytämme näitä tietoja vain viestien toimittamiseen ja vastaanottamiseen, niiden tilan raportointiin, asiakkaan laskuttamiseen, palvelun turvallisuuden ylläpitämiseen ja lain noudattamiseen. Ehdot on esitetty Henkilötietojen käsittelyä koskevassa liitteessä.

Tunnistetiedot, käyttöoikeustunnukset ja valtuutuskoodit, joita asiakas käyttää kanavan yhdistämiseen, välitetään toimitusalustallemme, eikä yhdyskäytävä tallenna tai kirjaa niitä lokiin.

Jos olette saaneet viestin OmniMessagea käyttävältä yritykseltä ja haluatte tietää, miten tietojanne käytetään, lopettaa viestien vastaanottamisen tai käyttää oikeuksianne, ottakaa yhteyttä kyseiseen yritykseen. Jos otatte yhteyttä meihin, välitämme pyyntönne asianomaiselle asiakkaalle, jos pystymme tunnistamaan sen.

Luovutamme henkilötietoja vain seuraaville vastaanottajaryhmille ja vain siinä laajuudessa kuin kukin niitä tarvitsee:

• Maksujen käsittely: Stripe, joka käsittelee korttimaksut ja laatii kuitit.
• Palvelinympäristö ja infrastruktuuri: palveluntarjoajat, jotka ylläpitävät palvelimiamme, tietokantojamme ja varmuuskopioitamme.
• Sähköpostin toimitus: palveluntarjoaja, joka lähettää palveluviestimme.
• Kirjautumispalvelujen tarjoajat: Google, Apple tai Meta (Facebook), vain jos valitsette kirjautumisen jonkin niistä kautta. Palveluntarjoaja saa tietää, että kirjauduitte OmniMessageen ja milloin, ja toimii omien ehtojensa ja tietosuojakäytäntönsä mukaisesti.
• Viestiverkot: asiakkaan yhdistämät kanavan tarjoajat, kuten Meta WhatsAppin, Messengerin ja Instagramin osalta, Telegram, TikTok, Twilio sekä muut SMS-palveluntarjoajat ja operaattorit. Ne vastaanottavat asiakkaan lähettämät viestit ja toimivat omien ehtojensa ja tietosuojakäytäntöjensä mukaisesti.
• GridStudio-konsernin yhtiöt, jotka ylläpitävät toimitusalustaa ja tukevat palvelua.
• Neuvonantajat ja viranomaiset: ammattimaiset neuvonantajat sekä tuomioistuimet, sääntelyviranomaiset tai lainvalvontaviranomaiset, jos laki sitä edellyttää tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi tai puolustamiseksi.

Jos liiketoiminta järjestellään uudelleen tai luovutetaan, henkilötiedot voivat siirtyä seuraajalle, jota tämä seloste sitoo edelleen.

Viestintä on luonteeltaan kansainvälistä, ja osa edellä luetelluista vastaanottajista sijaitsee asuinmaanne ulkopuolella. Jos laki rajoittaa henkilötietojen siirtämistä toiseen maahan, tukeudumme lain tunnustamaan mekanismiin, kuten tietosuojan riittävyyttä koskevaan päätökseen tai toimivaltaisen viranomaisen hyväksymiin vakiosopimuslausekkeisiin, sekä tarvittaessa täydentäviin suojatoimiin. Voitte pyytää meiltä lisätietoja osoitteesta support@omnimessage.co.

Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin se on tarpeen edellä kuvattuja tarkoituksia varten, minkä jälkeen poistamme tai anonymisoimme ne:

• Tilitietoja säilytetään niin kauan kuin tili on avoinna ja sen jälkeen niin kauan kuin on tarpeen tilin asianmukaiseksi sulkemiseksi ja vaatimusten käsittelemiseksi.
• Tilinne ja Google-, Apple- tai Facebook-kirjautumisen välistä yhteyttä säilytetään, kunnes poistatte yhteyden asetuksissa, kunnes pyydätte palveluntarjoajaa lopettamaan sen (Apple ja Facebook ilmoittavat meille silloin, että se on poistettava) tai kunnes tili suljetaan.
• Laskutus- ja kirjanpitoaineistoa säilytetään vero- ja kirjanpitolainsäädännön edellyttämän ajan.
• Asiakkaiden lukuun käsittelemiämme viestitietoja ja toimitushistoriaa säilytetään niin kauan kuin asiakkaan tili on avoinna, jotta viestiloki ja käyttöraportit toimivat, ellei asiakas pyydä poistamaan niitä aiemmin.
• Tietoturva- ja valvontatietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeen poikkeamien tutkimiseksi ja sen osoittamiseksi, miten tiliä on käytetty.
• Kirjautumisistunto päättyy, kun kirjaudutte ulos, ja vanhenee, kun sitä ei ole käytetty 30 päivään. API-pyyntöjen mukana lähetettyjä idempotenssiavaimia säilytetään 24 tuntia.

Soveltamiamme toimenpiteitä ovat muun muassa:

• siirrettävien tietojen salaus TLS:llä;
• salasanojen tallentaminen vain suolattuina Argon2id-tiivisteinä sekä istuntotunnisteiden ja API-avainten tallentaminen vain tiivisteinä;
• salaisuuksien, kuten webhookien allekirjoitussalaisuuksien ja tilin toimitusalustaan liittävien avainten, salaus levossa AES-256-GCM:llä;
• kanavien tunnistetietojen ja käyttöoikeustunnusten välittäminen toimitusalustalle ilman, että yhdyskäytävä tallentaa tai kirjaa niitä lokiin;
• roolipohjainen pääsynhallinta tilin sisällä, käyttöoikeuksien ja IP-osoitteen mukaan rajatut API-avaimet, pyyntörajat ja tilapäinen lukitus toistuvien epäonnistuneiden kirjautumisten jälkeen;
• valvontaloki hallinnollisista toimista ja laskutuksen kannalta merkityksellisistä toimista;
• allekirjoitetut webhookit ja tarkistukset, jotka estävät webhook-osoitteita osoittamasta yksityisiin verkkoihin.

Mikään järjestelmä ei ole täysin turvallinen. Jos henkilötietojen tietoturvaloukkaus koskee teitä, ilmoitamme siitä teille ja toimivaltaisille viranomaisille lain edellyttämällä tavalla.

Asuinpaikastanne riippuen tietosuojalainsäädäntö antaa teille oikeuksia henkilötietoihin, joita käsittelemme rekisterinpitäjänä. EU:n ja Yhdistyneen kuningaskunnan yleisen tietosuoja-asetuksen, Turkin henkilötietojen suojaa koskevan lain (KVKK), Yhdistyneiden arabiemiirikuntien henkilötietojen suojaa koskevan lain ja vastaavien lakien nojalla näihin kuuluu yleensä oikeus:

• saada tietää, käsittelemmekö henkilötietojanne, ja saada niistä jäljennös;
• saada epätarkat tai puutteelliset tiedot oikaistuiksi;
• saada tiedot poistetuiksi, kun meillä ei enää ole syytä säilyttää niitä;
• rajoittaa käsittelyä tai vastustaa sitä, erityisesti oikeutettuihin etuihimme perustuvaa käsittelyä;
• saada meille toimittamanne tiedot siirrettävässä muodossa tai saada ne siirretyiksi toiselle palveluntarjoajalle;
• tehdä valitus asuin- tai työskentelymaanne tietosuojaviranomaiselle.

Jos haluatte käyttää jotakin oikeuttanne, kirjoittakaa osoitteeseen support@omnimessage.co. Meidän on ehkä varmistettava henkilöllisyytenne ennen kuin ryhdymme toimiin. Tilin jäsenet voivat itse korjata useimmat tilitiedot konsolissa.

Jos käsittelemme tietojanne asiakkaan lukuun, osoittakaa pyyntönne kyseiselle asiakkaalle kohdassa 4 selostetulla tavalla.

Palvelu on tarkoitettu yrityksille. Sitä ei ole suunnattu lapsille, emmekä rekisterinpitäjänä tietoisesti kerää henkilötietoja alle 18-vuotiailta.

Päivitämme tätä selostetta, kun käytäntömme muuttuvat. Sivun yläosassa oleva päivämäärä osoittaa uusimman version, ja ilmoitamme tilien omistajille sähköpostitse, kun muutos on merkittävä.

Rekisterinpitäjä on laskussanne nimetty GridStudio-konsernin yhtiö. Tietosuojaa koskevat kysymykset ja pyynnöt voi lähettää osoitteeseen support@omnimessage.co.

Postiosoitteemme on ilmoitettu laskuissanne, ja sen saa pyynnöstä.